Сегодня существует большое количество программ по автоматизации аптек, и это многообразие зачастую приводит в замешательство — разные цены, разные возможности. Проявив определенное упорство, можно найти предложения «на любой вкус» — от бесплатных до измеряющихся в десятках и даже сотнях тысяч рублей. В чем же разница и как найти то, что необходимо именно вам? Давайте разбираться.
Типы программ автоматизации аптек
При всем разнообразии вариантов программ для автоматизации аптек их можно условно разбить на три группы: специализированные, программы учета товаров, сводные прайс-листы.
Специализированные программы автоматизации аптек
Программы данного типа имеют достаточно полный набор функций. Их выбор определяется как возможностями самой программы, так и другими важными показателями: стоимость, личные предпочтения руководителя, набор и качество услуг у той организации, которая внедряет данное программное обеспечение.
«Обычные» бухгалтерские программы учета товаров
Дают возможность вести учет товаров, но не имеют таких функций, как работа с электронными накладными, контроль цен на ЖНВЛП, контроль фальсификатов, выгрузка в Росздравнадзор и т.д.
Программы типа «Сводный прайс-лист»
Данные программы не являются программами учета товаров, а предназначены в основном для составления заказов и передачи их поставщикам. Они пришли на смену программам заказов товаров у поставщиков и позволяют выбирать товар, сравнивая цены.
Поскольку наиболее распространенными являются именно специализированные учетные аптечные программы, дальнейший анализ стоимости будет происходить именно на их примере. Необходимо учитывать не только собственно цену лицензии программы автоматизации, но также стоимость услуг по ее внедрению и сопровождению, ведь эта сумма в течение всего цикла эксплуатации программы может быть гораздо больше, чем цена самой программы. Необходимо учесть и стоимость оборудования: компьютеры, сканеры штрихкодов, принтеры этикеток. Стоимость полного комплекта оборудования для аптеки на два рабочих места (касса и место заведующей) составляет примерно 100 тыс. руб.
Стоимость лицензии
Существенную часть стоимости составляет покупка лицензии на программу. Поэтому необходимо четко понимать, что именно вы получаете. На что же следует обращать внимание?
Набор функций
Специализированная учетная программа должна уметь много. Например:
- Принимать электронные накладные.
- Настраивать различные ценовые стратегии.
- Автоматически расценивать товар во время прихода электронной накладной.
- Автоматически контролировать цены на ЖНВЛП.
- Автоматически контролировать наличие забракованных серий товаров.
- Автоматически рассчитывать дефектуру для заказов поставщикам.
- Автоматически выбирать оптимального поставщика.
- Автоматически формировать управленческую информацию для руководителей разных уровней.
- Давать первостольнику удобный инструмент работы.
- Давать удобный инструмент для продажи взаимодополняемых или взаимозаменяемых товаров, организации маркетинговых акций.
- Поддерживать централизованные и децентрализованные схемы управления.
Большинство программ организованы по модульному принципу, необходимый набор функций формируется «под заказчика». Что из этого необходимо — решать вам.
Базовые конфигурации
Стоимость лицензий специализированных программ из ТОР5 в так называемом базовом варианте практически одинакова. Это маркетинговый ход. Низкая цена призвана привлечь клиентов, но это чревато скрытыми дополнительными затратами. Нужно учитывать, что разные поставщики включают в понятие «базовый комплект» разный набор функций. Например, функционал «Система заказов», который позволяет формировать заказы поставщикам непосредственно в программе, может быть включен в «базовую» конфигурацию, а может поставляться в виде дополнительного модуля за дополнительную плату. Поэтому важно сравнить программы в «равных» наборах функциональных возможностей. Сделать это не всегда просто.
Комплектации с «ограниченным» функционалом
При определении необходимого набора функций важно учитывать не только текущую потребность, но и перспективную. Часто, пытаясь привлечь покупателей, поставщики формируют так называемые минимальные комплекты с ограниченным функционалом по низкой цене. При этом в большинстве случаев расширение функциональных возможностей в будущем обойдется очень дорого.
«Бесплатные» программы
Некоторые дистрибьюторы лекарственных препаратов предлагают программы автоматизации «бесплатно» в обмен на обязательство закупать ежемесячно определенный объем продукции. При оценке стоимости таких «бесплатных» программ нужно учитывать следующее:
- При невыполнении плана согласованных объемов закупок включаются штрафные санкции и стоимость ежемесячных платежей за программу может возрасти до 5—10 тыс. руб. в месяц.
- Чаще всего такая программа остается собственностью дистрибьютора.
- Скорее всего (но не всегда), отпускная цена товара в рамках такого сотрудничества будет выше, чем в обычных условиях.
- Для выполнения плана может оказаться необходимым закупать ненужный товар и при этом, возможно, по более высокой, чем у других дистрибьюторов, цене, что является фактически скрытой платой за программу.
Лицензионная политика
Важно обращать внимание на два аспекта:
- Стоимость лицензии за дополнительные рабочие места. Иногда она может быть весьма высока.
- Стоимость лицензионной поддержки. Это право получать новые версии продуктов. Многие поставщики не акцентируют на этом внимание и в будущем при попытке «обновить версию» могут столкнуться с дополнительными затратам (иногда соизмеримыми со стоимостью первичной покупки).
Стоимость услуг по внедрению программы
А можно ли самостоятельно установить программу? Этот вопрос аптеки задают очень часто, пытаясь добиться экономии на внедрении. В большинстве случаев целесообразно воспользоваться услугами поставщика, и вот почему. Высокая функциональность специализированных программ имеет и обратную сторону. Для того чтобы ее правильно настроить, необходимо обладать опытом, знаниями самой программы, а также профессиональными отраслевыми знаниями. Хорошая программа меняет многие бизнес-процессы в аптеке. Поставщик программы в ходе ее внедрения фактически выступает в роли бизнес-консультанта. Поэтому важно выбирать не только программу, но и того, кто ее будет устанавливать. Более того, при правильном выборе поставщика вы сможете получить бесплатные консультации, которые реально стоят десятки тысяч рублей. На практике ни одна из специализированных программ не может быть запущена пользователем самостоятельно. Обещания со стороны поставщиков программного обеспечения «бесплатной» или «самостоятельной» установки, а также возможности самообучения — это, в большинстве случаев, будущие потенциальные затраты или недополученная прибыль для аптеки.
Примеры потерь при «самостоятельном» внедрении:
- Недополученная наценка при неправильно настроенном ценообразовании.
- Штрафы при некорректном контроле цен на ЖНВЛП, продаже забракованных серий товаров.
- Увеличенный простой аптеки при внедрении.
- «Плохие» товарные запасы, возникающие по причине дублирующихся остатков, неоптимального алгоритма формирования потребности и т.д.
Что требовать от поставщика
Помощь в подборе оборудования
Самостоятельная покупка оборудования грозит проблемами при внедрении и эксплуатации. Разумно воспользоваться помощью поставщика, тем более что она в большинстве случаев бесплатна.
Помощь в переносе данных из старой программы в новую
На практике используют два варианта:
- Приход в программу через инвентаризацию. В среднем это занимает 2—3 дня и требует закрытия аптеки.
- Автоматический перенос остатков. В среднем это занимает 2—3 часа и не требует закрытия аптеки.
У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Например, первый способ гарантирует корректность остатков, но приводит к потерям от простоя аптеки. Второй — «спасает от потерь при простое», но переносит в новую программу все проблемы с остатками.
Обучение персонала
Внедрение любой программы — это стресс для персонала. Хорошо организованное обучение позволяет минимизировать потери от «неуверенной работы».
Настройка программы под требования аптеки
При всей кажущейся однотипности у каждой аптеки есть своя специфика. Это отражается в ценовой политике, схеме работы с ассортиментом, схеме управления, распределении полномочий и т.д. Все это требует предварительного согласования и последующего отражения в настройках. От качества этих настроек зависит эффективность работы.
Настройка обмена данными с поставщиками: электронные накладные, прайс-листы, заказы
Как уже говорилось ранее, многие специализированные программы включают в себя функционал по формированию заказов поставщикам. Для этого необходимо обеспечить загрузку в программу прайс-листов поставщиков и выгрузку заказов. Часть компаний берут на себя работу по достижению договоренностей с поставщиками, а часть — оставляют это вам. С кем работать — ответ очевиден.
Контроль и отладка новых бизнес-процессов в течение стартового периода
Нужно отдавать себе отчет, что внедрение новой программы не заканчивается ее установкой у вас в аптеках. Этот процесс требует как первоначальной настройки всех новых операций, так и доводки их в соответствии с нюансами, открывшимися в ходе эксплуатации. Этот процесс обычно занимает 2—3 месяца и требует плотного взаимодействия с поставщиком программы.
Обслуживание программы
Допустим, возникла ситуация, при которой программа стоила недорого, а ее установили самостоятельно. Однако спустя какое-то время появились проблемы, подобные следующим:
- Аптека простаивает из-за сбоев в программе, а оперативно получить консультации или помощь не удается.
- Настроить программу самостоятельно не удается, а помощи ждать приходится несколько дней. Теряем прибыль.
- Первостольники не знают, как поступить в некоторых ситуациях, поэтому обслуживание покупателей происходит медленно.
Очень часто у работников аптек возникает вопрос: почему мы должны платить за обслуживание? При этом в пример приводится операционная система Windows: мы купили и больше не платим. Давайте разберемся, чем отличается обслуживание аптечной программы от Windows. Для этого нужно понять, что же вкладывает в понятие «сопровождение» поставщик программного обеспечения. Полный комплект поддержки может выглядеть следующим образом:
Поддержка работоспособности программы
Большинство поставщиков программного обеспечения имеют в виду только это. Если в программе выявлены ошибки, то они исправляются бесплатно. То же делает и Windows.
Помощь по работе с программой
«Горячая линия» — это уже дополнительный сервис, требующий усилий по его организации от поставщика, поэтому бесплатным он быть не может. Такая линия может быть организована через бесплатный телефонный номер 8-800-…, через платный номер, электронную почту и т.д. Чем оперативнее помощь, тем она дороже обходится исполнителю и, следовательно, заказчику.
Поддержка целостности данных
Неизбежно возникают те или иные сбои, приводящие к несогласованности данных. Причинами этого могут быть, например, сбои электропитания, отказ оборудования. Напрямую поставщик программы ответственности за это не несет, но поскольку во многих случаях исправить последствия этих сбоев может только он, то обычно он и делает это, но за отдельную плату.
Поддержка работоспособности оборудования
Поддержка работоспособности оборудования (персональных компьютеров, принтеров, кассовых аппаратов) требует как специфических знаний, так и организации работы, гарантирующей оперативный выезд к клиенту. Большинство поставщиков перекладывают эту работу на аптеки, т.к. это не укладывается в их схему работы. Это не страшно! За эту работу готовы взяться сотни организаций, специализирующихся на системном администрировании.
График обслуживания
Обычно обслуживание аптек производится только в рабочее время, а экстренные вызовы и обслуживание в выходные дни оплачиваются по отдельному тарифу. Хотя есть и исключения.
Наличие централизованной службы технической поддержки
Команда специалистов, служба поддержки, бесплатный круглосуточный доступ к техподдержке — это те элементы, которые характеризуют качественное сопровождение. Время программистов-одиночек уходит. Важно понять ресурс обслуживающей организации. Если вас обслуживает единственный специалист, то что вы будете делать, когда он заболеет, уйдет в отпуск или уволится?
Важны ли для вас эти элементы техподдержки? Безусловно, да. Нужны ли они для использования Windows? Скорее всего, нет!
Специфика аптечного бизнеса состоит в наличии определенного числа законодательных ограничений, использовании электронных заказов и прайс-листов. В связи с этим многие поставщики предлагают дополнительный сервис, например:
- ведение номенклатурного справочника аптеки;
- обновление данных по ЖНВЛП, кодеинсодержащим, наркотическим препаратам;
- предоставление информации о реестровых ценах;
- предоставление информации об алгоритмах расчета максимальных розничных цен;
- предоставление информации о забракованных сериях и писем о возобновлении;
- ведение сопоставлений прайс-листов поставщиков и номенклатурного справочника аптеки.
Сервисы существуют в разных форматах: от простого ежемесячного ручного скачивания новых данных до ежедневного автоматического обновления без участия клиента.
Формирование стоимости
Виды тарифов на обслуживание:
- Абонентское обслуживание.
Фиксированная сумма, которая обычно включает все или часть услуг, упомянутых выше. Стоимость зависит от перечня услуг. При заключении договора важно четко понимать содержание услуги. - Почасовая оплата за разовые услуги.
Важно при выборе тарифа:
- Не польститься на низкую стоимость абонентской платы, при которой вам придется в дальнейшем оплачивать существенную стоимость по почасовому тарифу или экономить, доводя до остановки работы аптеки.
- Учесть следующие минусы почасовых тарифов: сложность учета обращений, сложность учета «скрытых» от пользователя работ. Все это часто приводит к «разногласиям» между аптекой и обслуживающей организацией.
Таким образом, при оценке стоимости автоматизации аптеки вы должны принять во внимание весь комплекс затрат — стоимость лицензии на программу, стоимость услуг по ее внедрению, стоимость услуг по сопровождению, стоимость оборудования.
Как выбрать партнера?
При выборе организации для автоматизации аптеки нужно понимать, что ваши отношения на внедрении программы не заканчиваются, а только начинаются. Поэтому важно оценить не только стоимость программы и услуг по ее установке, но и возможности партнера по качественному сопровождению программы автоматизации аптеки. Обратите внимание на следующие моменты:
- Опыт обслуживания.
- Период работы на рынке автоматизации аптек.
- Количество обслуживаемых аптек.
- Наличие опыта обслуживания средних и крупных аптечных сетей.
- Качество организации технической поддержки.
- Наличие централизованной службы обслуживания клиентов.
- Наличие службы обслуживания в филиалах.
- Круглосуточная удаленная поддержка.
- Бесплатный единый телефон.
- Наличие дополнительного сервиса.
- Ведение номенклатурного справочника за аптеку.
- Обновление информации о забракованных сериях, реестровых ценах, обязательном ассортименте аптек и аптечных пунктов.
- Отзывы клиентов.